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dossier.PLUS „innovAItion days“ KI und KMU: Vielfältige Chancen im Personalwesen

Das RZ.Nord unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, den digitalen Wandel zu gestalten – auch im Personalmanagement. Die Projektbeteiligten Martin Kater und Anselm Fehnker beschreiben, wie Künstliche Intelligenz KMU dabei helfen kann, Mitarbeitende zu finden, Prozesse abzukürzen und bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

KI und KMU (Bild: picture alliance / Zoonar | Alexander Limbach)
Bild: picture alliance / Zoonar | Alexander Limbach

Was kann sie eigentlich, diese Künstliche Intelligenz? Und wie kann KI helfen, die Herausforderungen in der Personalarbeit zu meistern? Diesen Fragen sind wir nachgegangen, um am Ende festzustellen: Ja, diese KI, oder AI für das englische Artificial Intelligence, kann viele wertvolle Beiträge im Bereich Human Resources leisten. Konkrete Belege und Erfahrungen liefert die Praxis aus dem Regionalen Zukunftszentrum Nord. Das RZ.Nord berät kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Norddeutschland rund um die Themen Digitalisierung und KI. Das Thema Fachkräftemangel spielt in diesen Beratungen eine zunehmend bedeutende Rolle.

Entsprechend stellt sich auch hier immer häufiger die Frage nach Künstlicher Intelligenz und ihrem Mehrwert in den Personalabteilungen. 

Fakt ist, dass aktuell viele Personalerinnen und Personaler sehr viel Zeit mit Rekrutierung und Auswahl qualifizierter Fachkräfte verbringen. Hier kann der intelligente Einsatz von Digitalisierung den Aufwand bei standardisierbaren Verwaltungstätigkeiten verringern, indem KI beispielsweise unvoreingenommen ein Profil des Wunsch-Kandidaten erstellt, Chatbots die erste Kommunikation oder die Auswertung von allgemeinen Eignungstests übernehmen. An allen diesen Punkten setzt das RZ.Nord an, mit individuellen kostenfreien Beratungen – von der Sensibilisierungsberatung über die regionale Lotsenberatung bis hin zur vertieften Beratung inklusive der Entwicklung konkreterer Handlungsempfehlungen. Ziel ist es, gemeinsam praxisnahe Lösungen zu finden und Qualifizierungsmaßnahmen zu entwickeln, damit die Mitarbeitenden neue Technologien für ihre Arbeits- und Produktionsprozesse zu nutzen wissen.

KI kann Menschen bei Entscheidungen unterstützen

Laut einer der vielen Definitionen im Netz beschäftigt sich KI mit Methoden, die es einem Computer ermöglichen, solche Aufgaben zu lösen, die, wenn sie vom Menschen gelöst werden, Intelligenz erfordern. KI kann demnach überall dort eingesetzt werden, wo Menschen Entscheidungen treffen wollen oder müssen. Also auch in der Personalarbeit, wobei hier erschwerend hinzukommt, dass HR-Entscheidungen sehr häufig emotional beeinflusst sind. Wenn es zum Beispiel darum geht, einen Mitarbeitenden einzustellen oder diesen erst einmal zu finden und zu begeistern, kann KI dies nicht allein.

RZ.Nord richtet den Fokus auf den Einsatz menschenzentrierter KI

Das Regionale Zukunftszentrum Nord richtet als einzigartiger Zusammenschluss von Bildungswerken der Arbeitgeber, gewerkschaftlichen Bildungsvereinigungen und KI-Experten aus Wirtschaft und Forschung in Niedersachsen, Bremen, Hamburg und Schleswig-Holstein den Fokus deshalb nicht nur im Personalwesen auf den Einsatz menschenzentrierter KI als zentralem Aspekt jeder Beratung und jeder passgenauen Qualifizierung der Mitarbeitenden.

Der vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und über den Europäischen Sozialfonds Plus geförderte Verbund unterstützt kleine und mittlere Unternehmen und ihre Beschäftigten dabei, digitalen Wandel zu gestalten und Chancen Künstlicher Intelligenz zu nutzen.

Über das Regionale Zukunftszentrum Nord

13 Konsortialpartner arbeiten Hand in Hand: das Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft, das Bildungszentrum der Wirtschaft im Unterwesergebiet, das Bildungswerk der Wirtschaft für Hamburg und Schleswig-Holstein, die Akademie für Technik GmbH/Technische Akademie Nord, Arbeit und Leben Niedersachsen, die Bildungsvereinigung Arbeit und Leben (DGB/VHS) Bremen, Arbeit und Leben DGB/VHS Hamburg, Arbeit und Leben Schleswig-Holstein, das OFFIS – Institut für Informatik, das Transferzentrum für Künstliche Intelligenz BREMEN.AI/Digital Hub Industry Bremen, das Artificial Intelligence Center Hamburg (ARIC), das Forschungs- und Entwicklungszentrum Fachhochschule Kiel GmbH und die Demografieagentur für die Wirtschaft.

Es geht nicht um digitale Transformation der Digitalisierung willen, sondern darum, den digitalen Wandel aktiv zu gestalten. Es will KMU und seine Mitarbeitenden abholen und qualifizieren. Dabei sieht sich das RZ.Nord als Sparringspartner für digitale Transformation und kompetenter Ansprechpartner für alle Beratungs- und Unterstützungsangebote, mit dem Ziel, die digitale Transformation mit den Unternehmen zu meistern und Strukturen in den Regionen nachhaltig zu etablieren. KI ist dabei ein Baustein, der den Menschen aber keinesfalls ersetzen, sondern ihm vielmehr ein Werkzeug sein soll.

Weitere Informationen finden Sie  hier.

Ein Beispiel, wie das im Personalwesen aussehen kann, ist die Automatisierung von Routineaufgaben wie beispielsweise die erste Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern anhand von eindeutigen Kriterien. In diesem Verfahren kann KI helfen, auf die richtigen Kandidaten zu stoßen, indem intelligente Tools die Ergebnisse von Eignungstest oder Kompetenzanalysen digital auswerten – weit bevor im Vorstellungsgespräch eine persönliche Einschätzung der Fähigkeiten und des Menschen getroffen wird. Es geht darum, eine eindeutig definierte Liste von Fragen mit Ja oder Nein zu beantworten – eine Aufgabe, bei der kein Mitgefühl, sondern mathematisch korrektes Vorgehen gefragt ist.

Hier hat die KI sogar Vorteile, wenn es um Objektivität geht. Die finale Entscheidung trifft dann der Mensch, allerdings hat er durch KI eine bessere Entscheidungsgrundlage.

KI-basiertes Job-Matching hilft KMU, passende Mitarbeitende zu finden

Ein Beispiel aus der Praxis ist ein KI-basiertes Job-Matching, das KMU hilft, passende Mitarbeitende zu finden. Dabei sucht KI auf Job-Plattformen nach passenden Arbeitskräften. Kommt es durch den Abgleich von Stellenanforderungen mit Fähigkeiten und Präferenzen zum Match, werden den Jobsuchenden automatische Vorschläge für offene Stellen unterbreitet, die diese sonst gar nicht gefunden hätten, weil sie auch gar nicht aktiv danach gesucht haben. Die Netzwerke LinkedIn und Xing arbeiten nicht anders. Wer als KMU die KI suchen lässt und damit Online-Jobbörsen und Plattformen effizient zu nutzen weiß, verkürzt seinen Rekrutierungsprozess und spart dadurch Zeit und Geld. Wenn dann im nächsten Schritt die Fragen nach dem Menschen selbst, seinen sozialen Kompetenzen und den sogenannten weichen Faktoren mehr und mehr in den Fokus rücken, ist menschliche Intelligenz gefragt. Trotzdem hat KI das Zeug dazu, auch in diesem Bereich ein Gamechanger zu sein.

KI als Helfer bei Routineaufgaben

KI ist bei vielen Routineaufgaben gefragt: Das kann das regelmäßige Update von Kundendaten sein ebenso wie das Speichern und Verarbeiten von HR-Informationen oder automatisiertes Einpflegen von Urlaubs- oder Krankheitstagen, inklusive Echtzeitüberwachung sowie Erkennung von Trends, Mustern und Handlungsempfehlungen. Die Automatisierung ist auch deshalb so spannend, weil sie Blaupause sein kann für KI-Anwendungen in vielen Bereichen, in denen festgelegte Eigenschaften abgeprüft werden müssen. Was wir bei all diesen Aufgaben nicht vergessen dürfen, ist, dass es im Zuge des Fachkräftemangels immer schwerer wird, geeignetes Personal zu finden.

Auch hier kann KI eine Brücke bauen, Lücken stopfen und einfache Aufgaben übernehmen.

Zeigen kleine und mittlere Unternehmen vielleicht gerade deswegen auch zunehmend Begeisterung für KI im Personalmanagement, deren Einsatz noch dazu immer erschwinglicher wird? Setzen sie deswegen verstärkt auf kleine Tools, die ihnen die Möglichkeit bieten, Prozesse zu optimieren, Effizienz zu steigern und datengestützte Entscheidungen zu treffen?

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Großes Potenzial bei Fort- und Weiterbildung

Ein anderes Thema ist die Personalentwicklung. Während KI bei der Rekrutierung an natürliche Grenzen stößt, bietet sie bei Fort- und Weiterbildung großes Potenzial. Die Praxiserfahrung des RZ.Nord zeigt, dass KMU begeistert sind von der Aussicht, maßgeschneiderte Schulungen anzubieten, Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern und ein wettbewerbsfähigeres, attraktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen. Auch wenn Herausforderungen wie Datenschutz und ethische Überlegungen wichtige Diskussionspunkte bleiben, die in jedem Workshop thematisiert werden.

Insgesamt kann man festhalten, dass die positive Aufnahme und das Interesse an den Möglichkeiten, die KI im Personalmanagement bietet, überwiegen:

Intelligente, KI-gesteuerte Recruiting-Analysen können beispielsweise unvoreingenommen ein Profiling des Wunsch-Kandidaten erstellen. Chatbots übernehmen die erste Kommunikation oder beantworten allgemeine Fragen der Kandidaten zum Unternehmen, noch bevor diese durch eine nicht passgenaue Bewerbung als Aufwand in der Personalabteilung zu Buche schlagen.

Auch das Onboarding lässt sich durch KI erleichtern. Das fängt vor dem ersten Arbeitstag an: Wo bislang eine Fragenliste verschickt wird, um neue Mitarbeitende mit ihren Daten im System anzulegen, kann KI übernehmen und die Abfrage und Integration der Daten automatisieren. Ein anderer Ansatz ist die KI-gestützte Einarbeitung der neuen Kollegen, ohne dass erfahrene Fachkräfte aus dem Arbeitsprozess herausgenommen werden müssen.

Chancen der KI: Vielfältig wie die Herausforderungen der KMU

Fazit: KI macht Menschen keineswegs überflüssig, kann aber sinnvoll unterstützen und dabei behilflich sein, sich auf Wesentliches zu fokussieren. Entscheidend ist aus der Beratungspraxis des RZ.Nord heraus dabei immer, zuallererst eine interne Analyse der Prozesse durchzuführen, um herauszufinden, an welcher Stelle KI sinnvoll eingesetzt werden kann. Am erfolgversprechendsten ist es, den Weg gemeinsam mit den KMU zu gehen und individuelle Lösungen zu entwickeln. Denn so vielfältig die Chancen sind, die KI bietet, so unterschiedlich sind die Herausforderungen der KMU in den verschiedenen Branchen.

 

Über die Personen

Martin Kater ist Projektleiter des Regionalen Zukunftszentrums Nord (RZ.Nord). Mit dem Projekt unterstützt er KMU und deren Beschäftigten dabei, den digitalen Wandel nutzbringend für sich zu gestalten, die Chancen der KI zu nutzen und damit ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern. Der ehemalige Akademiedirektor der KOMM.AKADEMIE und Online-Marketingexperte aus Osnabrück vertritt als Verantwortlicher beim Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft das RZ.Nord als Sprecher auf übergreifender Ebene.

Anselm Fehnker ist AI Project Manager beim Artificial Intelligence Center Hamburg (ARIC) und mit diesem Berater im RZ.Nord. Mit dem Public-Private Partnership verfolgt der Master of Science Informatik die Aufgabe, KI in der Metropolregion Hamburg systematisch zu fördern, KI-Knowhow über Industriesektoren und Themen hinweg zu bündeln sowie Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Gesellschaft zu verknüpfen.

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