dossier.PLUS „innovAItion days“ KI im Personalwesen: Wie Unternehmen die Skepsis ihrer Mitarbeitenden abbauen können

Viele Beschäftigte stehen Künstlicher Intelligenz noch skeptisch gegenüber. HR kann einen wichtigen Beitrag dazu leisten, Vorbehalte aufzunehmen und abzubauen. (Bild: picture alliance / VisualEyze | -)

Die Personalabteilung entwickelt sich immer mehr zum Motor für Innovationen. Nach Einschätzung von 66 Prozent der Erwerbstätigen treibt der HR-Bereich die Digitalisierung der Personalarbeit voran, 63 Prozent sehen ihn sogar als Treiber der Digitalisierung des gesamten Unternehmens. Diese Zahlen stammen aus der Studie „Arbeitswelt der Zukunft – Zwischen KI und Fachkräftemangel“, für die das auf Transformation und Digitalisierung im Personalbereich spezialisierte Beratungsunternehmen B-4it mehr als 1.100 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland befragt hat.

Im Zuge der Digitalisierung verändert sich auch die Interaktion zwischen Belegschaft und Personalabteilung.

Bereits heute werden in knapp der Hälfte der Unternehmen (47 Prozent) Urlaubsanträge digital eingereicht. 41 Prozent bieten Online-Schulungen und Lern-Apps an und in 34 Prozent der Unternehmen können die Mitarbeitenden ihre Stammdaten selbst anpassen, etwa wenn sich ihre Adresse geändert hat.

Diese Self Services verschaffen der Personalabteilung zeitliche Freiräume für strategische Aufgaben. Denn wie die Studie zeigt: Das Thema „Sinn in der Arbeit“ gewinnt an Bedeutung. Nur noch für 14 Prozent der Arbeitnehmer ist das Gehalt das wichtigste Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers. Dagegen wollen sich 41 Prozent im Job fachlich und persönlich weiterentwickeln. Und 42 Prozent der Befragten wünschen sich Vorgesetzte, die sie dabei als Coach, Förderer und Mentor unterstützen. Diese Entwicklung ist die Basis für eine sinnstiftende Arbeit – und muss durch eine Personalarbeit unterstützt werden.

KI erschließt neue Potenziale für HR

Aufbauend auf den bisherigen Digitalisierungsaktivitäten werden KI-gestützte Anwendungen in Zukunft einen deutlichen Effizienzschub bringen. Gängige Anwendungsfälle sind bzw. werden sein:

• Dem Fachkräftemangel begegnen: Geeignete Kandidatinnen und Kandidaten werden durch automatisierte Auswahlprozesse schneller identifiziert. Darüber hinaus erstellt die KI individuelle Entwicklungspläne für einzelne Mitarbeitende. Die automatisierte Analyse von Leistungsdaten ermöglicht es, Talente zu identifizieren und gezielt zu fördern.
• Steigerung der Effizienz von HR-Prozessen: Manuelle Dokumentationsprozesse werden sowohl für Personalverantwortliche als auch für Bewerbende reduziert und ermöglichen eine effizientere Bearbeitung. Auch telefonische Rückfragen oder die individuelle Beantwortung von E-Mails können zu einem großen Teil von KI-Chatbots übernommen werden.
• Prognosen erstellen: Um künftige Entwicklungen vorherzusagen, scannt und analysiert die KI große Datenmengen, die für Menschen nicht mehr überschaubar sind. Hinter den Daten erkennt sie Muster und Trends, die eine fundiertere Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Förderung der Diversität: Die KI kann zu einer vielfältigeren Belegschaft beitragen, indem ein breiteres Spektrum von Bewerbenden berücksichtigt wird. Da KI-Anwendungen Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht von persönlichen Präferenzen treffen, können unbewusste Vorurteile im Einstellungsprozess umgangen werden.
• Besseres Verständnis der Mitarbeiterwünsche: Als größter Nachteil von Künstlicher Intelligenz wird oft die fehlende Emotionalität genannt. Dabei wird übersehen: Die KI agiert nicht isoliert, sondern in Kooperation mit dem HR-Team. Die Kombination aus erfahrenem Personalmanagement und innovativen KI-Analysen ermöglicht es, besser zu verstehen, was Mitarbeitende motiviert und bindet.

Nach wie vor Vorbehalte gegenüber der Nutzung von KI

Bislang werden KI-Anwendungen in Personalabteilungen nur punktuell eingesetzt, die Zahl der Implementierungen steigt jedoch kontinuierlich. Die Studienergebnisse zeigen aber auch, dass Unternehmen noch Vorbehalte abbauen müssen. Viele Beschäftigte stehen der Technologie skeptisch gegenüber, der Einsatz als „Frühwarnsystem“ wird beispielsweise mehrheitlich abgelehnt. So glauben 88 Prozent der Befragten, dass gute Führungskräfte Wechselabsichten von Mitarbeitenden auch ohne KI erkennen können. 85 Prozent sind der Meinung, dass solche Methoden ein Klima des Misstrauens am Arbeitsplatz schaffen und 76 Prozent sagen: „So etwas funktioniert aus meiner Sicht nicht.“

Zumindest bei sensiblen Themen sprechen sich die Beschäftigten also klar gegen den Einsatz von KI aus.

Auch bei den möglichen Einsatzgebieten wird der KI noch nicht allzu viel zugetraut. 39 Prozent der Studienteilnehmer gehen davon aus, dass sie bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen helfen könnte. Auch die Beantwortung einfacher Mitarbeiterfragen (35 Prozent), das Verfassen von Stellenanzeigen und Karriereseiten (32 Prozent) sowie das Führen einer digitalen Personalakte (32 Prozent) könnten aus Sicht der Mitarbeitenden von einer KI übernommen werden. Interessant: Gut jeder fünfte Arbeitnehmer traut der KI aber weder diese und noch andere Aufgaben zu.

Ein solides Fundament stärkt das Vertrauen

Die Unternehmen stehen hier vor einem Dilemma: Einerseits zwingen Fachkräftemangel und Kostendruck sie zu technologiegestützten Effizienzsteigerungen im Personalbereich, andererseits sind die Vorbehalte der Belegschaften gegenüber dem Einsatz von KI noch groß. Dabei ist das Chancenpotenzial einer umfassenden Digitalisierung mit maßgeschneiderten KI-Anwendungen zu vielversprechend, um darauf zu verzichten.

Ein weiteres Manko: Digitalisierung gilt oft auch als zeit- und kostenintensiv, und viele Softwareimplementierungen haben in der betrieblichen Praxis nicht immer gehalten, was sie versprachen.

So gibt es genügend Beispiele, wo die Verknüpfung von Anwendungen aus unterschiedlichen Bereichen wie Buchhaltung und Personalabteilung nicht funktioniert und selbst einfachste Aufgaben wie die automatische Erfassung von Adressen nicht gelingen. Oder Bewerbungsgespräche über ein Video-Tool, bei denen die ganze Organisation zuschauen kann. Solche Pannen passieren häufig, weil ausgerechnet auf der Zielgeraden gespart wird: beim Testen. Der Wunsch, das Vorhaben schnell abzuschließen, darf nie auf Kosten der Sicherheit und Zuverlässigkeit gehen. Sonst droht das Projekt im Betrieb zu scheitern.

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Auch der Wunsch nach Best Practices, an denen sich die Verantwortlichen gerne orientieren, ist in der Praxis nur bedingt aussagekräftig. Denn je größer ein Unternehmen ist, desto individueller und zweckgebundener sind in der Regel auch die Anforderungen. Die Eins-zu-eins-Umsetzung einer Best-Practice-Lösung garantiert einem Unternehmen daher eben nicht automatisch die erwünschte Standardisierung und Harmonisierung seiner Prozesse.

Viel wichtiger ist es, eine für das Unternehmen passende Lösung zu finden, die Prozesse und Daten im Unternehmen zu hinterfragen und zu standardisieren, regulatorische Vorgaben zu berücksichtigen und alles zusammen mit einer digitalen Lösung zu unterstützen.

Gemeinsam mit dem richtigen Beratungshaus kann eine solche optimale Lösung gefunden werden, um eine verlässliche technische Basis für die Mitarbeitenden und die Personalabteilung zu schaffen. Je mehr Funktionalitäten den einzelnen Anwendern zur Verfügung stehen und je sicherer und stabiler das System läuft, desto größer ist die Bereitschaft für die schrittweise Implementierung neuer KI-gestützter Anwendungen. Werden sinnvolle Prozesse und Abläufe durch die Technologie unterstützt und beschleunigt, weicht die Skepsis. Eine überstürzte Einführung von KI-Analysefunktionen oder Chatbots bringt keinen Nutzen, solange es nur um Showeffekte oder das "Dabeisein ist alles"-Gefühl geht. Der Einsatz von KI sollte immer das Ziel haben, die Arbeit zu erleichtern, zu beschleunigen und zu optimieren – und zwar sowohl für die HR-Experten selbst als auch ihre Kolleginnen und Kollegen aus den anderen Abteilungen des Unternehmens.