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Recruiting Worauf die Profis bei Recruiting Software achten: Diese Kriterien sind für Anwender wirklich entscheidend

Längst schon ist professionelles Recruiting ohne eine spezialisierte Softwarelösung undenkbar. Wo früher noch einige Excel-Tabellen oder ein umfunktioniertes einfaches CRM-System ausgereicht haben mögen, machen mittlerweile schon die gestiegenen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen eine spezialisierte Recruiting-Software unabdingbar. Aber wie wählt man aus der Vielzahl von Anbietern und Lösungen am Markt diejenigen aus, die am besten zum eigenen Unternehmen passen? Wir haben uns unter Recruiting-Profis umgehört.

Bogenschießen (Bild: picture alliance / Shotshop | Antonio Gravante)

Bild: picture alliance / Shotshop | Antonio Gravante

„Heute, wo alles schnell gehen muss und mehrere Mitarbeiter an einem Kandidaten ebenso wie mehrere Mitarbeiter mit einem Kunden arbeiten, brauchen wir jederzeit den vollen Überblick. Da sind digitale Prozesse einfach unverzichtbar“, erläutert Ralf Hager von Hager & Partner. In seiner auf die IT-Branche spezialisierten Personalberatung wird deshalb seit einigen Jahren eine Lösung eingesetzt, die komplexe Suchmöglichkeiten und eine komfortable Volltextrecherche bietet, die ein produktives Arbeiten bei stetig wachsender Projektzahl und einem eindrucksvollen Kandidatenpool ermöglichen. Speziell angepasste statistische Auswertungen bringen den notwendigen Überblick und nicht zuletzt sorgt eine Office-Integration für den Abgleich aller wichtigen Daten mit Outlook, das wiederum aufs Mobiltelefon repliziert werden kann. So haben die Personalberater ihre Termine und alle wichtigen Zusatzinformationen auch unterwegs parat. Dass ein sicherer Remote-Zugriff etwa aus dem Home-Office jederzeit möglich ist und neue Standorte sich innerhalb von Stunden IT-technisch anbinden lassen, ist ebenfalls ein großer Gewinn für die über 30 Nutzer des Systems.

Bewährte Software aus der Cloud

In viel kleinerem Rahmen arbeitet Gapp Recruiting & Research in Starnberg. Unternehmensgründer Martin Gapp setzt sein umfangreiches Wissen über den Personalmarkt in Kundenprojekten ein, die er allein abwickelt oder für die er die Teams je nach Bedarf individuell zusammenstellt. „Wenn dann mehr unterschiedliche Nutzer mitarbeiten, ergeben sich natürlich zusätzliche Fragen bezüglich Datenschutz, Kandidatenfreigaben oder der Verteilung von Aufgaben und Verantwortungen innerhalb der Projekte.“ Statt für eine der „Newcomer-Lösungen“ mit bunter Benutzeroberfläche habe er sich deshalb für eine bewährte Software aus der Cloud entschieden, die auch für externe Teammitglieder jederzeit zugänglich ist und ihn davon befreit, einen lokalen Server im eigenen Unternehmen betreiben und absichern zu müssen. Wichtig war ihm vor allem auch das flexible Lizenzmodell seines Anbieters: Passend zu den gerade laufenden Projekten lässt sich die Anzahl der Benutzer, nach denen der monatliche Nutzungspreis berechnet wird, jederzeit erhöhen und wieder verringern.

Überhaupt findet der Gründer es wichtig, als kleiner Kunde ernst genommen und beispielsweise auch am Wochenende gut betreut zu werden, wie er es vor kurzem erst bei einem Systemwechsel erlebt hat. „Es gab einen persönlichen Ansprechpartner, der mich laufend informiert hat, bis alles nach wenigen Stunden schon fehlerfrei abgeschlossen war.“

Möglichst viele Kanäle nutzen können

„Viel mehr als früher achten unsere Kunden inzwischen auf die Prozesse und verknüpften Kanäle im Hintergrund der sichtbaren Anwendung“, erläutert der Experte für Recruiting-Lösungen Mathias Zecher von fecher. So liegen Dauerbrenner wie die fortlaufende Optimierung der Benutzeroberfläche oder Zukunftsthemen wie der Einsatz künstlicher Intelligenz weiterhin im Fokus der Produktentwicklung, etwa auch bei der fecher-eigenen Recruiting-Software hunter. Über den Erfolg einer Recruiting-Kampagne entscheiden aber oft genug die unterstützen Kanäle. Das gilt bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, die je nach Position von der klassischen Zeitungsanzeige über spezialisierte Online-Portale bis zu Social Media reichen kann. Umgekehrt sollte ein bewerbungswilliger Kandidat mit allen seinen Informationen ohne unnötige Hürden für Bewerber oder Unternehmen in der Recruiting-Datenbank landen. „Wer auf der Heimfahrt in der S-Bahn auf dem Handy in seinem Lieblings-Forum von einer interessanten Stelle liest, muss sich ohne weitere Umstände direkt mit seinem Xing- oder LinkedIN-Profil bewerben können“, empfiehlt der Software-Profi. „Eine gute Recruiting-Lösung sorgt dann für den Rest.“

Autor: Michael Ihringer, freier Autor aus Darmstadt.

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