Welcome to the next level Wie Automatisierung und KI den HR-Bereich revolutionieren

Bild: picture alliance / Zoonar | Cigdem Simsek

Während KI-Systeme Algorithmen und Mustererkennungstechniken nutzen, um Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, sind mit Automatisierung Prozesse gemeint, die nach vorgegebenen Regeln und vordefinierten Abläufen wiederkehrende Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ausführen.  

Die Personalplanung …

… wird durch KI-Lösungen und datenbasierte Analytik maßgeblich verändert: Der Einsatz von People Analytics ermöglicht es Personalverantwortlichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Sie können auf umfangreiche Daten der Mitarbeitenden zugreifen und bekommen eine hohe Transparenz über Leistungen und Kompetenzen der Mitarbeitenden. So lassen sich fokussiert Talente identifizieren und fördern. KI-Software kann unter anderem gezielt dafür eingesetzt werden, Personen mit den benötigten Skills und Kompetenzen zu identifizieren.

Durch den Einsatz von People Analytics sind Schwachstellen und Engpässe gut zu erkennen. Es lassen sich gezielt Maßnahmen ergreifen, um Engpässe zu vermeiden und Lücken zu schließen. Aufgaben werden beispielsweise anders organisiert oder neue Mitarbeitende mit relevanten Qualifikationen gezielt eingestellt. Auf Grundlage der Daten lassen sich individuelle Entwicklungspfade planen. Auch Mitarbeiterbedürfnisse lassen sich durch People Analytics fokussierter vorhersagen, da Faktoren wie das Engagement oder die Fluktuation der Mitarbeitenden transparent werden. Personalplaner haben die Möglichkeit, die Mitarbeiterbindung und die -zufriedenheit zu fördern und die Faktoren, die zur Abwanderung führen, präventiv zu reduzieren. Arbeits- und Organisationsstrukturen werden durch People Analytics gezielt optimiert: Die Daten zeigen Trends und Muster, aus denen man beispielsweise die richtige Anzahl an Mitarbeitenden in verschiedenen Abteilungen oder Positionen ableiten kann.

Insgesamt kann der Einsatz von KI die optimale Basis liefern, um relevante Faktoren in eine realistische, vorausschauende und fokussiert gesteuerte Personalplanung umzusetzen.

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Das Personalmarketing …

… kann auf unterschiedliche Weise durch Automatisierungsprozesse und KI profitieren. So kann zum Beispiel Augmented Writing Personalverantwortliche dabei unterstützen, Stellenanzeigen zu verfassen, die zielgruppenfokussiert, attraktiv und überzeugend formuliert sind. Dafür setzt Augmented Writing Künstliche Intelligenz ein. Es übernimmt eine individuelle Kommunikation mit potenziellen Kandidaten, hilft Jobbeschreibungen zu automatisieren und Inhalte barrierefrei darzustellen.

Neben dem Augmented Writing sind Chatbots ein Instrument, um mit Benutzern in natürlicher Sprache zu interagieren. So verbessern Chatbots den Recruiting-Prozess und nehmen den Personalverantwortlichen viel Arbeit im Bewerbungsverfahren ab.

Chatbots sind in der Lage, durch gezielte Fragen geeignete Kandidaten zu identifizieren, Vorstellungsgespräche und Termine zu vereinbaren oder Routineaufgaben zu automatisieren.

Routineaufgaben sind beispielsweise die Beantwortung der Fragen zu Gehalt, Urlaubsregelungen oder Arbeitszeiten. Insgesamt verbessern Chatbots die Candidate Experience, da sie 24/7 eine personalisierte Kommunikation in Echtzeit anbieten. Chatbots und Augmented-Writing-Tools lassen sich gut in Kombination einsetzen. Auch KI-basierte Stimmungsanalysen gewinnen im HR zunehmend an Bedeutung, um Mitarbeiterfeedback zu sammeln und die Stimmung und Zufriedenheit der Belegschaft zu analysieren. Personalverantwortliche analysieren mithilfe der KI-basierten Systeme, wie sich die Mitarbeitenden fühlen und welche Aspekte der Arbeit ihre Gefühle positiv oder negativ beeinflussen. Diese Stimmungsdaten bieten die notwendige Transparenz, damit Personalverantwortliche proaktiv und frühzeitig handeln, Probleme gezielt angehen und das Betriebsklima verbessern. Arbeitsmodelle oder unterstützende Programme für die Mitarbeitenden können maßgeschneidert entwickelt und implementiert, überwacht und kontinuierlich verbessert und angepasst werden.

Die Personalauswahl …

… wird durch den Einsatz von KI erheblich erleichtert. KI-Tools analysieren per CV-Screening Bewerbungsunterlagen, bündeln relevante Informationen und führen Interviews durch. Nicht nur die Auswahl wird erleichtert: Die Vorhersage, ob ein potenzieller Kandidat gut für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist, kann durch KI ebenfalls konkreter ausfallen. Dazu werden die relevanten Informationen der Person ausgewertet, wie persönliche Kenntnisse und Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen. KI-Tools sind in der Lage, die Persönlichkeit und das Verhalten eines potenziellen Kandidaten zu bewerten. Um einzuschätzen, ob die Person zu einer bestimmten Position und in das Unternehmen insgesamt passt, können psychometrische Tests oder Fragebögen hinzugezogen werden.

Gleichzeitig kann KI dazu beitragen, durch die Verwendung objektiver Kriterien, unbewusste Vorurteile abzubauen und die Vorauswahl fairer und gerechter zu machen.

Künstliche Intelligenz kann HR-Manager auch beim Talentmanagement unterstützten. KI kann die Stärken und Schwächen der Talente und High Potentials im Team analysieren und gezielt Entwicklungspfade erstellen, individuelle Qualifikationsmöglichkeiten vorschlagen und Schulungen empfehlen.

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Die Personalentwicklung ...

… kann vielfältig von digitalen und KI-basierten Tools profitieren:

• Learning Analytics sammelt und analysiert Daten von Lernenden und ihrer Lernumgebung. Auf Basis von statistischen und datenanalytischen Methoden können Muster und Trends in den Daten interpretiert werden. Auf dieser Informationsbasis kann das Unternehmen seinen Mitarbeitenden Weiterbildungsmaßnahmen anbieten, die ganz auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.
• Adaptive Learning ist eine pädagogische Methode, die sich dynamisch an die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Lernenden anpasst. Dafür verwendet Adaptive Learning Technologien wie KI, maschinelles Lernen und die Datenanalyse.

Mit Learning Analytics und Adaptive Learning können Lernprozesse bei den Mitarbeitenden personalisierter und zielgerichteter umgesetzt werden. Adaptive Learning analysiert die individuellen Lerndaten: Wie sind die Ergebnisse der einzelnen Tests? Wie geht der Mitarbeitende mit den Lernmaterialien um? Welche Fortschritte hat er in welchem Zeitraum gemacht? Welche Lücken sind noch zu schließen?

Langfristige Performance-Analysen zeigen das Zusammenspiel des Lernens und der beruflichen Leistung. Die Erkenntnisse fließen in Entwicklungsprogramme, die ganz individuell auf den Mitarbeitenden zugeschnitten sind.

Insgesamt lässt sich die berufliche Weiterbildung und die Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden im Unternehmen durch den Einsatz von Learning Analytics und Adaptive Learning strategischer gestalten.

Es gibt noch weitere digitale Unterstützung für die Personalentwicklung, etwa durch Learning Management Systeme (LMS). Hier stellt eine Softwareplattform Lerninhalte gezielt für individuelle Interessen bereit. Ein LMS organisiert und überwacht Lernprozesse und ermöglicht es der Organisation, Schulungen, Ressourcen und Lernmaterialien online zu verwalten, zu überwachen und zu bewerten. Das Skill-Management wird wiederum dazu eingesetzt, um die Skills, also die Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitenden zu identifizieren und die individuellen Entwicklungsmaßnahmen fokussiert zu planen und umzusetzen. Aufgaben werden entsprechend der Fähigkeiten zugeteilt und die Kompetenzen bewertet. Dann gibt es die Virtual-Reality-Schulungen, die mit Hilfe von Virtual-Reality-Technologie erstellt werden und den Mitarbeitenden ermöglichen, interaktiv virtuelle Szenarien zu erleben und in ihnen zu agieren.

Automatisierung und KI machen somit viele Prozesse effizienter, passender und besser, nehmen viel Arbeit ab und stellen transparente Datengrundlagen für fundierte Entscheidungen bereit.

Das alles ersetzt nicht die menschliche Bewertung und Entscheidung des Personalverantwortlichen, bei dem auch andere Faktoren auf emotionaler und intuitiver Ebene eine große Rolle spielen. Künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse sind als Werkzeuge anzusehen, die HR-Verantwortliche effektiv in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Durch sie haben Personalverantwortliche mehr Ressourcen, um sich der Suche und Bindung von qualifizierten Fachkräftemangel zu widmen. Und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.