Fachkräfteeinwanderungsgesetz Welcome to Germany! Neue Chancen im Recruiting und Herausforderungen im Onboarding

Fachkräftesicherung ist eine der größten Herausforderungen für die deutsche Wirtschaft. Die demografische Entwicklung erschwert die Besetzung von offenen Positionen. Um Abhilfe zu schaffen, beschreitet die Bundesregierung mit dem Inkrafttreten des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes (FEG) nun neue Wege. Für Personalabteilungen bringt die Rekrutierung im Ausland die Herausforderung mit sich, für ein effizientes Onboarding zu sorgen. Wie das gelingen kann, beschreibt Andreas Meya, Division Manager HR Service Solutions bei Haufe.

Bei Fachkräften aus dem Ausland müssen während des Onboardings spezielle Bedürfnisse beachtet werden, die über den beruflichen Einstieg hinausgehen (Bild: picture alliance / Zoonar | lev dolgachov).
Mit dem FEG wird das Anwerben von qualifizierten Fachkräften aus Nicht-EU-Ländern deutlich leichter und eröffnet so neue Optionen für Unternehmen, neue Mitarbeitende zu rekrutieren. Seit März 2024 soll die Einwanderung von ausländischen Fachkräften über die Kriterien der Qualifikation, der Berufserfahrung und des Potenzials schneller ermöglicht werden.

In Deutschland anerkannte ausländische Universitätsabschlüsse öffnen bereits seit Jahren Türen für qualifizierte Beschäftigungen. Nun geht die Bundesregierung einen Schritt weiter und akzeptiert auch Berufsabschlüsse aus nicht-europäischen Ländern.

Diese Neuerung ermöglicht es Bewerbenden, die mindestens zwei Jahre Berufserfahrung und eine staatlich anerkannte Ausbildung von mindestens zwei Jahren in ihrem Herkunftsland vorweisen können, fachkundigen Tätigkeiten nachzugehen.

Zusätzlich wurde die "Chancenkarte zur Arbeitssuche" eingeführt, die auf einem Punktesystem basiert. Die Auswahlkriterien für die Chancenkarte beinhalten unter anderem fachliche Qualifikationen, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Berufserfahrung. Wer mindestens sechs Punkte erreicht, erhält eine „Chancenkarte“.

Herausforderungen des interkulturellen Onboardings

Unternehmen haben jetzt also die Chance von einem breiteren Talentpool zu profitieren. Gleichzeitig kommen aber vor allem auf die Abteilung der HR etliche neue Herausforderungen zu. Eine davon: die Integration der neuen Mitarbeitenden. Denn die verstärkte Anwerbung von internationalen Fachkräften führt zu einer diversifizierteren und heterogeneren Mitarbeiterschaft. Das bringt für Unternehmen und insbesondere HR-Abteilungen eine Reihe zusätzlicher Aufgaben mit sich.

Es braucht ein effektives Onboarding, damit der Start im neuen Job in einem neuen Umfeld reibungslos läuft und die neuen Mitarbeitenden schnell und gezielt in der Organisation ankommen.

Die Aufgabe, neue Teammitglieder mit unterschiedlichen kulturellen Backgrounds effektiv in die bestehende Arbeitsgemeinschaft zu integrieren, erfordert zunächst eine Neubewertung der bisherigen Onboarding-Strategie und die Entwicklung von spezifischen Maßnahmen, die besonders die soziale Integration in den Mittelpunkt stellt.

Preboarding als essenzielles Tool zur Unternehmensbindung

In den drei aufeinanderfolgenden Stufen des Onboarding-Prozesses für neu eingestellte Fachkräfte - beginnend mit dem Preboarding, gefolgt von der Orientierungsphase bis hin zur Einarbeitungs- und Integrationsphase - sollte die Aufmerksamkeit nicht ausschließlich auf den fachlichen Gesichtspunkten ruhen, sondern gleichermaßen den sozialen und kulturellen Komponenten gewidmet sein. Ein strategisch durchdachtes Onboarding der neuen Teammitglieder, gestützt durch HR-Software oder eine dedizierte Onboarding-App, kann die HR-Abteilung nicht nur bei der Optimierung von Kosten und Zeit unterstützen, sondern auch dazu beitragen, die Frühfluktuation zu minimieren.

Denn laut der Onboarding-Studie 2023 der Haufe Group haben 36 Prozent der befragten Unternehmen bereits Kündigungen zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag erlebt.

In Bezug auf ausländische Fachkräfte ist zusätzlich davon auszugehen, dass eine Kündigung, die erfolgt, bevor der Job überhaupt angetreten wurde, noch häufiger vorkommt. Denn wer aus einem anderen Umfeld seinen Job wechselt, benötigt oftmals mehr Unterstützung und Hilfestellung, um sich im neuen Job wohlzufühlen und anzukommen. Daher ist es besonders wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden direkt nach Vertragsunterzeichnung über das Onboarding beispielsweise mit Hilfe einer speziellen Onboarding-App an die Hand genommen werden.

Spezielle Bedürfnisse ausländischer Fachkräfte

Dem Preboarding kommt also eine entscheidende Bedeutung für den Erfolg des Recruitings zu. Besonders in Hinblick auf die Fachkräfte aus dem Ausland müssen während des Onboardings spezielle Bedürfnisse beachtet werden, die über den beruflichen Einstieg hinausgehen. Die neuen Mitarbeitenden benötigen aufgrund des Ortswechsels zusätzliche Unterstützung, wenn es darum geht eine Wohnung zu suchen, Sprachkurse zu belegen, Behördengänge zu absolvieren oder den richtigen Kindergarten oder Schule auszuwählen und die Kinder dort anzumelden. 

Onboarding-Apps können dabei den HR-Abteilungen helfen, diese besonderen Bedarfe ohne hohe Investitionen und vor allem schon vor dem ersten Arbeitstag zu erfüllen.

Auch wenn die neuen Mitarbeitenden noch mehrere tausend Kilometer entfernt sind, können sie über eine App bereits Informationen über das Unternehmen, seine Kultur, Prozesse und Strukturen bekommen, aber eben auch Antworten auf administrative und organisatorische Fragen zum Umzug nach Deutschland.

Erhalten die neuen Kolleginnen und Kollegen so immer genau die Informationen, die sie gerade benötigen, erfahren sie eine optimale Onboarding-Journey und fühlen sich dem neuen Arbeitgeber gleich sehr viel stärker verbunden, als wenn sie bis zum ersten Arbeitstag auf sich allein gestellt wären. Zudem hat HR über eine Onboarding-App nicht nur den Vorteil, die neuen Mitarbeitenden intensiv begleiten zu können, sondern verfügt auch über einen unkomplizierten Kommunikationskanal für schnelle Informationen.

Blick ins Backend der Onboarding App von Haufe (Grafik: Haufe Group).

Mit Welcome Day und After-Work-Events das Wir-Gefühl stärken

Besonders der erste Arbeitstag kann für den weiteren Verlauf prägend sein. Daher bietet sich mit der Veranstaltung eines Welcome Days eine gute Gelegenheit, das Arbeitsumfeld kennenzulernen und sich mit den neuen Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen. Diese spezielle Einführungsveranstaltung fördert nicht nur eine positive Unternehmenskultur, sondern bietet auch eine strukturierte Einführung in Unternehmenswerte, -ziele und -strukturen.

Durch interaktive Workshops und informelle Gespräche schafft der Welcome Day eine unterstützende Atmosphäre, die die Integration der neuen Teammitglieder erleichtert und ihre Motivation stärkt.

Einladungen zu weiteren Team-Events und Afterwork-Veranstaltungen sind nach Start des neuen Jobs zusätzlich hervorragende Optionen, die Kolleginnen und Kollegen in einem entspannten Rahmen näher kennenzulernen. Gemeinsame Aktivitäten stärken auch im weiteren Verlauf des Onboardings die zwischenmenschlichen Beziehungen innerhalb des neuen Teams und sorgen für eine frühe Verbundenheit mit dem neuen Job. Zusätzlich ermöglicht das regelmäßige Netzwerken einen Austausch über kulturelle Unterschiede sowie gegenseitige Erwartungen.

Gerade die Mischung aus digitalen Tools wie Onboarding-Apps oder -Portalen und dem persönlichen Kontakt unterstützt die effektive Integration ausländischer Fachkräfte und trägt dazu bei, dass sich die neuen internationalen Mitarbeitenden langfristig wohlfühlen.

Die Basis für ein erfolgreiches Onboarding: Transparente Kommunikation

Transparente Kommunikation und eine offene Feedbackkultur sind für sämtliche Onboarding-Phasen und für alle neuen Teammitglieder von grundlegender Bedeutung. Denn so erfahren die internationalen Fachkräfte unmittelbar, welche Erwartungen in ihrer neuen Position an sie gestellt werden. Auf der anderen Seite können Unternehmen eingefahrene Prozesse oder Herangehensweisen gespiegelt bekommen, da neue Fachkräfte aus dem Ausland einen frischen Blick auf den Betrieb haben und somit innovative Herangehensweisen und neue Arbeitstechniken einbringen.

Ein erfolgreiches Onboarding fungiert als Ausgangspunkt für eine positive Employee Journey, die für alle Beteiligten eine gewinnbringende Situation darstellt und die Integration fördert.

Durch eine gezielte Vorbereitung, Unterstützung und Einbindung werden die neuen Fachkräfte schneller produktiv, übernehmen eigenverantwortlich Aufgaben und tragen somit früher zum Erfolg des Unternehmens bei.

Das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz bietet deutschen Unternehmen viele Chancen zur Minderung ihres Fachkräftemangels. Die Möglichkeit außerhalb Deutschlands schneller und einfacher zu rekrutieren, mündet im besten Fall im Onboarding jener neuen internationalen Mitarbeitenden. Dies kann die Unternehmen zwar zu Beginn vor einige Herausforderungen stellen, ist jedoch durch gezielte Maßnahmen und Strategien absolut lösbar und gewinnbringend.

 

Über die Person

Eine hohe Kundenorientierung und jahrelanger Arbeit mit HR war Basis für die Transformation von der Digitalisierung des Haufe Content-Geschäfts hin zu dem, was es heute ist: Ein digitales Portfolio, welches Software & digitale Services mit einer hohen Expertise verbindet. Andreas Meya hat die Digitalisierungsreise mitgestaltet und entwickelt seit 20 Jahren Angebote für HR-Abteilungen. Heute verantwortet er als Division Manager die HR Service Solutions von Haufe.

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