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Personalfokus Personalnotstand trifft auf wachsende Bewerberansprüche: Der neue Recruiting-Alltag
Fachkräftemangel belastet Unternehmen und Personalsuchende
Die Rezession schlägt auf den Arbeitsmarkt durch – die Anzahl der offenen Stellen ist so niedrig wie seit dem dritten Quartal 2021 nicht mehr. Das bedeutet jedoch nicht, dass sich die Situation in Deutschlands HR-Abteilungen entspannt hat.
Die große Mehrheit der Unternehmen (84 Prozent) hat zunehmend Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen.
Als Folge davon sagen drei Viertel (75 Prozent) der Personalsuchenden, dass der Druck auf sie in diesem Jahr noch zugenommen habe, fast zwei Drittel (63 Prozent) empfinden dadurch hohe emotionale Belastung und Stress. Das geht aus dem neuen XING-Arbeitsmarktreport 2024 hervor, für den das Marktforschungsinstitut Appinio 300 Recruiter in Deutschland im Rahmen einer Online-Umfrage befragt hat.
Der Fach- und Arbeitskräftemangel ist in deutschen Unternehmen längst Alltag.
Der Langzeitvergleich zeigt, dass sich der Arbeitsmarkt trotz der aktuell schwierigeren wirtschaftlichen Lage weiter zugunsten von Jobsuchenden entwickelt.
Denn in den letzten zehn Jahren ist die Arbeitslosenquote um 50 Prozent gesunken und die Anzahl offener Stellen mit 46 Prozent fast genauso stark gestiegen. Die durchschnittliche Vakanzzeit über alle Berufe hinweg hat sich seit 2014 verdoppelt und liegt bei 148 Tagen. Das hat Auswirkungen auf den Arbeitsalltag von Recruitern: 86 Prozent sagen, dass es seitens der Unternehmensführung hohe Erwartungen und Anforderungen an sie gebe, für 83 Prozent bedeutet der Fachkräftemangel einen höheren administrativen Aufwand.
Als Konsequenz daraus fühlen sich Deutschlands Personaler zunehmend unter Druck, 63 Prozent klagen über hohe emotionale Anspannung und Stress. „Viel von dem Druck, den Unternehmen wegen des Fachkräftemangels spüren, wird an die HR-Verantwortlichen weitergegeben. Sie haben aber oft begrenzten Handlungsspielraum und wenig Mittel zur Verfügung, um ihm entgegenzuwirken“, sagt Thomas Kindler, Managing Director von XING.
Administrative Aufgaben als Zeitfresser im Alltag
Zur Belastung trägt auch bei, dass diejenigen, die in HR-Abteilungen für das Recruiting zuständig sind, viele administrative Aufgaben erledigen müssen. Zwar investieren sie rund die Hälfte ihrer Zeit (jeweils 49 Prozent) mit der Identifizierung geeigneter Kandidaten durch die Sichtung eingehender Bewerbungen beziehungsweise der Organisation und Durchführung von Vorstellungsgesprächen, aber die Vor- und Nachbereitung kostet sie rund ein Drittel ihrer Zeit: Dazu gehören das Screening von Bewerbungen und Lebensläufen (37 Prozent), die Recherche geeigneter Kandidaten und aktive Ansprache (36 Prozent), Onboarding-Prozesse und administrative Aufgaben für neue Mitarbeiter (35 Prozent) sowie die Dokumentation und das Reporting von KPIs zum Beispiel zu Erfolgskontrolle, Time to hire, Drop-out Rate, Application Conversion Rate oder Cost per Hire (28 Prozent).
Künstliche Intelligenz kann für HR-Verantwortliche eine hilfreiche Unterstützung sein, um Prozesse zu automatisieren oder Stellenausschreibungen schneller zu erstellen",
sagt Thomas Kindler.
Genau das steht auch auf deren Wunschzettel. Jeweils 42 Prozent hätten gerne mehr Zeit für die Identifizierung geeigneter Kandidaten und die Organisation und Durchführung von Vorstellungsgesprächen, und 36 Prozent würden gerne ihr Active Sourcing, also die eigenständige Suche nach neuen Mitarbeitern, ausbauen.
Anforderungen der Bewerbenden steigen
Der Fachkräftemangel erschwert den Recruitingprozess aber auch mit Blick auf die Bewerbenden: 46 Prozent der HR-Verantwortlichen bejahen die Aussage, dass es durch den Fachkräftemangel eine große Unverbindlichkeit der Kandidaten gibt (z.B. Ghosting, schlechte Erreichbarkeit, Absage nach Zusage, geringe Rückmeldungen von aktiv angesprochenen Kandidaten). 20 Prozent haben schon häufig oder sehr häufig Erfahrungen mit Ghosting gemacht, weitere 58 Prozent gelegentlich. Zusätzlich berichten 58 Prozent der Befragten von zunehmend höheren Erwartungen der Bewerbenden an Jobbedingungen, Unternehmenskultur und Benefits. Dazu gehören flexible Arbeitszeitgestaltung, Sabbaticals oder Workation. Darüber hinaus ist Schnelligkeit gefragt. Für den XING Arbeitsmarktreport befragte Appinio auch 2.000 Beschäftige in Deutschland. Und dabei zeigt sich:
Die meisten Kandidaten wünschen sich einen zügigen Bewerbungsprozess und Rückmeldung innerhalb von ein bis zwei Wochen.
Für längere Responsezeiten sinkt die Zustimmung rapide. Für Bewerbende sind fehlende Rückmeldungen (41 Prozent), lange Wartezeiten (36 Prozent) und intransparente Gehaltsangaben (30 Prozent), aber auch aufwändige und langwierige Bewerbungsprozesse (26 Prozent) die größten Nervfaktoren bei der Jobsuche – so entsteht zusätzlich Druck auf die Personaler.
Personalgewinnung steht im Fokus der Jahresplanung
Für die meisten befragten Personalverantwortlichen ist das Finden neuer Mitarbeitenden der relevanteste Punkt in der Jahresplanung.
Active Sourcing wird dabei von 88 Prozent als eher bis sehr wichtig bewertet; nur zwei Prozent betreiben überhaupt kein Active Sourcing. Für 30 Prozent steht die Bekämpfung des Fachkräftemangels ganz oben auf der To Do-Liste. Dazu gehört die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen und Angebote wie Remote Work oder neue Arbeitszeitmodelle (47 Prozent) sowie die Intensivierung von Weiterbildungsangeboten für das Recruitingteam, um den Herausforderungen des Fachkräftemangels besser begegnen zu können (41 Prozent). Auch schnellere und effizientere Recruitingprozesse stehen bei vier von zehn Befragten (37 Prozent) auf der Agenda.
Über die Studie
Appinio-Online-Umfrage im Juli 2024 unter insgesamt 3.500 volljährigen Angestellten sowie 600 Personalern und Recruitern in Deutschland, Österreich und der deutschsprachigen Schweiz im Auftrag von XING.
„Stellenanzeigen wie von einem Achtklässler“
Trotz Fachkräftemangel weisen Recruitingverfahren und -medien weiterhin gravierende Mängel auf. Gerade diejenigen Jobsuchenden, die Bewerbungsverfahren in negativer Erinnerung behalten, teilen ihre Erfahrungen mit anderen und schädigen so massiv den Ruf der entsprechenden Arbeitgeber. Das ist das Ergebnis einer aktuellen softgarden-Untersuchung. Für die Studie wurden 5.177 Bewerbende von Mai bis Juli 2024 befragt.
70,1 Prozent der Bewerbenden sind aktuell auf dem Arbeitsmarkt aktiv, weil sie sich beruflich verbessern möchten. Der Anteil der Jobverbesserer ist damit seit Jahresbeginn noch einmal um drei Prozentpunkte gestiegen. Das bedeutet: Arbeitgeber müssen Jobsuchende mit Marke, Medien und Prozessen davon überzeugen, dass sie eine bessere Alternative bieten. Das gelingt ihnen aktuell nur sehr eingeschränkt.
Bewerbungsprozess – Minderheit mit positiven Erfahrungen
Mit dem Bewerbungsprozess macht aktuell nur eine Minderheit der Bewerbenden von 45,2 Prozent uneingeschränkt positive Erfahrungen. Es mangelt vor allem an transparenten Informationen (nur 42,3 Prozent erhalten diese in zufriedenstellender Form) und an der Nachvollziehbarkeit (49,6 Prozent). Nur 43,8 Prozent geben zudem an, dass ihnen im Prozess ein uneingeschränkt klares Bild vom Unternehmen als Arbeitgeber vermittelt wurde.
Vor allem unzufriedene Bewerbende teilen ihre Erfahrungen
Je negativer die Erfahrungen im Bewerbungsprozess, desto größer ist die Neigung, diese zu mit anderen zu teilen. Während nur 43,5 Prozent der Bewerbenden mit eindeutig positiver Sicht auf das Bewerbungsverfahren ihre Erlebnisse teilen, sind es bei denjenigen mit negativem Erlebnis 57,1 Prozent.
Während positive Erfahrungen in der Bewerbung bei nur 4,5 Prozent eine Bewertung auf kununu & Co auslösen, sind es bei negativen Erfahrungen 15,8 Prozent.
Stellenanzeigen – Intransparenz und Rechtschreibfehler
Auch bei den Stellenanzeigen gibt es viel zu optimieren. 52 Prozent der Befragten haben schon einmal von einer Bewerbung abgesehen, weil die Annonce zu schlecht formuliert war. Ein Teilnehmender berichtet über „Rechtschreibfehler und falsche Versprechungen“, ein anderer schreibt: „Es kam mir vor, als hätte die Stellenanzeige ein Achtklässler geschrieben.“
Realistische Jobvorschau? Fehlanzeige!
36,3 Prozent der Bewerbenden berichten, dass der Text in der Stellenanzeige nicht zur späteren Jobrealität gepasst habe und im Text die „Dinge schöngeredet“ wurden.
Bei den Jobtiteln werden simple Tätigkeiten zudem oft durch vermeintlich hippe englischsprachige Bezeichnungen hochgejazzt.
Dabei ziehen 62,5 Prozent die schlichte deutschsprachige Bezeichnung „Empfangsmitarbeiter (m/w/d) dem „Receptionist (m/w/d)“ als Jobtitel vor.
Karriereseiten, die nicht auf den Punkt kommen
Für den Geschmack der Bewerbenden kommen aktuelle Karriereseiten nicht schnell genug auf den Punkt. 78,2 Prozent ziehen kompakte Karriereseiten mit Zahlen und Fakten umfangreichen Informationsangeboten mit vielen Unterseiten vor. Das gute, alte Mitarbeitenden-Testimonial fällt mit 37,7 Prozent im Vergleich zu unbearbeiteten Statements aus Arbeitgeberbewertungen (62,3 Prozent) mittlerweile deutlich ab.
Die Gewinnung von Arbeitskräften, könnte besser laufen
Obwohl in Deutschland trotz Konjunkturdelle noch über 1,5 Millionen Arbeitskräfte fehlen (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB)), leisten sich erstaunlich viele Unternehmen beim Recruiting noch Schwachstellen. Das ergibt die neue Recruiting Reifegrad Studie 2024.
Das wichtigste Ergebnis:
Recruiting-Organisationen von Unternehmen in Deutschland erreichen auf einer Bewertungsskala von fünf Reifegraden-Stufen durchschnittlich den Reifegrad 3,1.
Top sind dabei Kriterien wie die Nutzung eines Bewerbermanagement-Systems (Reifegrad 4) oder klar erkennbare Unternehmenswerte (3,5). Ein Flop sind der Einsatz und die Nutzung von KI, um Recruiting Prozesse zu analysieren und zu optimieren (1,5).
Für die Studie hat die THWS Business School insgesamt 464 Recruiting-Verantwortliche in Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden befragt. Als weiterer Herausgeber ist das Onlineportal Stelleanzeigen.de an Bord, weitere Partner sind die Messe Zukunft Personal Europe, die Befragungs-Plattform Askallo sowie das Personal Magazin. Die Partner haben die Studie am 10.09.2024 im Rahmen der Zukunft Personal Europe 2024 in Köln vorgestellt.
Das Thema Recruiting-Organisation hat sich etabliert
Das ernüchternde Ergebnis: Exzellente Recruiting-Organisationen gibt es so gut wie gar nicht, nur 3,4 Prozent der befragten Unternehmen erreichen den Reifegrad 5. Aber: Immerhin 19,1 Prozent arbeiten professionell – und bei knapp der Hälfte sind die fünf Aspekte einer perfekten Recruiting Organisation etabliert (47,6 Prozent). Die Hauptgruppe Skills und Kultur erreicht mit 3,4 einen leicht überdurchschnittlichen Reifegrad über alle Teilnehmenden hinweg.
Grundlage für die Erhebung bildet das Reifegrad-Modell, das 32 detaillierte Kriterien in fünf Hauptgruppen bewertet:
- Strategie und Operations
- Struktur und Steuerung
- Recruiting Prozess und Erfolgsmessung
- IT-Systeme und Automatisierung
- Recruiting Skills und kultureller Impact
Im Rahmen der Befragung haben die befragten Recruiting-Verantwortlichen die Reife der eigenen Organisation in fünf Stufen bewertet: Von Ad hoc (Reifegradstufe 1) über Fortgeschritten (Stufe 2), Etabliert (Stufe 3) und Professionell (Stufe 4) bis zu Exzellent (Stufe 5).
Die Studie hat zudem erhoben, nach welchen Organisationsmodellen das Recruiting in großen Unternehmen organisiert ist. Dabei ergib sich ein klares Bild: Gut 46 Prozent arbeiten mit einer eigenständigen Recruiting-Experten-Organisation, 22 Prozent setzen auf das HR-Business-Partner-Modell, 19,1 Prozent setzen das Referenten-Modell ein und der Rest bevorzugt andere Organisationsformen.
Michael Witt, Lebenswelt Recruiting: „Die Studie zeigt sehr deutlich das Themen wie Recruiting-Organisation und Bewerbermanagement-Systeme in der Realität der meisten größeren Unternehmen angekommen sind. Man kann sagen: Je größer die Unternehmen, desto höher der Reifegrad des Recruiting. Aber zwei ernüchternde Erkenntnisse bleiben dennoch:
Viele Unternehmen erheben zwar Daten und Kennziffern, überführen diese aber nicht in eine Strategie. Die Themen KI und Automatisierung sind fast nicht vorhanden. Da gibt es also noch einigen Nachholbedarf.
Junge Arbeitnehmende: Jobzufriedenheit, wenig Homeoffice und Weiterbildungen wichtig
82 Prozent der 18- bis 29-jährigen Arbeitnehmenden in Deutschland sind mit ihrem aktuellen Job eher (49 Prozent) beziehungsweise sehr (33 Prozent) zufrieden. Das ergab eine Statista-Umfrage im Auftrag von GoodHabitz, dem führenden Anbieter von E-Learning-Inhalten für Unternehmen. Weiterbildungsangebote steigern demnach aus Sicht der 18- bis 29-Jährigen auch die Motivation im Beruf (83 Prozent), die Karrierechancen im Unternehmen (85 Prozent) sowie den Fokus im Arbeitsalltag (83 Prozent).
Junge Mitarbeitende arbeiten eher im Büro als ältere
Obwohl die 18- bis 29-jährigen Arbeitnehmenden häufiger die Möglichkeit bekommen, mobil zu arbeiten als ältere, nehmen nur 25 Prozent dieses Angebot wahr. Im Vergleich zu den älteren Gruppen arbeiten sie laut der Studie am wenigsten im Homeoffice.
Stattdessen suchen sogar 75 Prozent der 18- bis 29-Jährigen eher bis hauptsächlich das Büro auf.
„Gerade Berufsneulinge und jüngere Mitarbeitende werden häufig an der kurzen Leine gehalten, wenn es um die Anwesenheit im Büro geht – auch wenn sie formal mobil arbeiten dürfen“, sagt Oliver Hahn, Regional Manager DACH + PL bei GoodHabitz. „Nur etwas mehr als die Hälfte der jungen Remote-Arbeitenden bekommt zudem Weiterbildungsangebote, die gezielt Kompetenzen für das mobile Arbeiten fördern, wie zum Beispiel Selbstorganisation, Produktivität oder Resilienz. Hier sind die Unternehmen gefordert, ihre Belegschaft besser auf die Arbeit zu Hause vorzubereiten.“
Nachfrage nach Weiterbildung überwiegt das Angebot
Insgesamt 67 Prozent der Befragten zwischen 18 und 29 bekommen von ihren Arbeitgebern Weiterbildungsangebote – von denen erachten 91 Prozent solche Möglichkeiten als eher bzw. sehr wichtig für ihren beruflichen Werdegang.
Damit messen die 18- bis 29-Jährigen Weiterbildungsmöglichkeiten im Vergleich zu allen anderen befragten Altersgruppen am meisten Bedeutung bei.
Weiterhin gab jeweils eine große Mehrheit von ihnen an, dass Weiterbildung nicht nur ihre Zufriedenheit und Motivation im Beruf steigert, sondern auch Karrierechancen im Unternehmen, ihr Gehalt und ihren Arbeitsfokus.
Soft Skills noch stiefmütterlich angeboten
Bei 68 Prozent aller Befragten mit Weiterbildungsangeboten beziehen sie sich eher auf Hard Skills, also Fachwissen und praktische Kompetenzen – bei den 18- bis 29-Jährigen sind es sogar 75 Prozent. Nur 25 Prozent beziehen sich bei ihnen auf Soft Skills, also zum Beispiel Zusammenarbeit im Team, Kommunikation oder Arbeitsorganisation.
Viele Unternehmen messen dem Thema Soft Skills leider noch immer zu wenig Bedeutung bei. Hier besteht akuter Nachholbedarf. Denn vor allem junge, unerfahrene Mitarbeitende sind oft noch weniger resilient und gefestigt als ihre älteren Kolleginnen und Kollegen
, sagt Oliver Hahn.
Über die Studie:
Statista hat im Auftrag von GoodHabitz vom 30. Januar bis zum 6. Februar 2024 2.000 Arbeitnehmende sowohl in Deutschland (1.000), als auch Österreich und der Schweiz (jeweils 500) repräsentativ befragt (Arbeitnehmende ab 18 Jahren; online repräsentative Stichprobe nach Alter, Geschlecht und Region pro Land). Darunter 140 im Alter von 18 bis 29 Jahren in Deutschland. Der Fokus lag vor allem auf der Mitarbeiterzufriedenheit sowie der Frage, ob die Möglichkeit zum Homeoffice besteht und welche Weiterbildungsangebote es gibt.
Zeitarbeit treibt Rekrutierung im Ausland und Integration von Geflüchteten Voran
Angesichts des zunehmenden Arbeits- und Fachkräftemangels in Deutschland gewinnen Zeitarbeitsunternehmen durch die Arbeitsmarktintegration internationaler Fachkräfte an Bedeutung. Dank ihrer langjährigen Erfahrung in der Rekrutierung und Integration ausländischer Arbeitskräfte spielen sie eine zentrale Rolle bei der Entlastung des deutschen Arbeitsmarktes. Allein im Jahr 2023 wurden mehr als 24.000 Geflüchtete erfolgreich in den Arbeitsmarkt integriert und rund 18.000 Arbeitskräfte im Ausland rekrutiert – trotz bestehender gesetzlicher Hürden.
Ausländische Arbeitskräfte als Maßnahme gegen den Arbeitskräftemangel
Die deutsche Wirtschaft sucht dringend nach Lösungsansätzen, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.
Eine vielversprechende Strategie ist die verstärkte Rekrutierung von Arbeitskräften aus dem Ausland.
Aber auch die Integration bereits in Deutschland lebender Geflüchteter spielt eine entscheidende Rolle.
Lena Singer, Studienautorin und Beraterin bei Lünendonk & Hossenfelder, betont:
Trotz Herausforderungen wie Sprachbarrieren, Bürokratie und Unterkunftssuche bieten diese Arbeitskräfte ein enormes Potenzial."
Zeitarbeitsunternehmen rekrutieren im Ausland
Deutsche Zeitarbeitsunternehmen setzen bereits verstärkt auf die Rekrutierung im Ausland und planen, ihre Bemühungen auch weiter auszubauen. Im Jahr 2023 kamen etwa zwölf Prozent der neu rekrutierten Zeitarbeitskräfte aus dem Ausland, vorwiegend in niedrig entlohnten Helferpositionen.
Die größten Herausforderungen bei der Rekrutierung internationaler Arbeitskräfte liegen in sprachlichen und kulturellen Unterschieden sowie bürokratischen Hürden, insbesondere bei der Anerkennung von Berufsqualifikationen und dem Beschäftigungsverbot für Drittstaatsangehörige in der Zeitarbeit. Auch die angespannte Lage auf dem deutschen Wohnungsmarkt erschwert die Zuwanderung potenzieller Arbeitskräfte erheblich.
Integration von Geflüchteten als Chance
Die öffentliche Debatte über Fluchtmigration wird oft von den Herausforderungen wie Sprachbarrieren, Bleibeperspektiven und die fehlende Anerkennung von Bildungsabschlüssen dominiert. Dabei übersehen viele die Chancen, die sich für den deutschen Arbeitsmarkt bieten. Viele Geflüchtete verfügen über ein hohes Bildungsniveau und Qualifikationen in Mangelberufen.
Zeitarbeitsunternehmen haben in der Integration von Geflüchteten eine Schlüsselrolle übernommen: 2023 wurden insgesamt 24.600 Personen mit Fluchthintergrund eingestellt und für das Jahr 2024 planen die Unternehmen eine Steigerung auf knapp 28.000 Personen.
Über die Studie
Die Lünendonk-Studie 2024 „Arbeitsmarktintegration ausländischer Fach- und Arbeitskräfte – Die Rolle der Zeitarbeit im Kampf gegen den Arbeitskräftemangel“ entstand in Kooperation mit der Gi Group. Sie basiert auf den Befragungsergebnissen von 85 Personaldienstleistern im Rahmen der Lünendonk-Studie „Zeitarbeit” sowie weiteren Quellen. Vorworte der Bundesagentur für Arbeit, des Gesamtverbands der Personaldienstleister, der Stiftung Flexible Arbeitswelt sowie der World Employment Confederation ergänzen die Studie um unterschiedliche Perspektiven.
Employer-Branding-Agentur eMarket kooperiert mit Dropbox
Dropbox hat die strategische Partnerschaft mit der eMarket Group bekannt gegeben. eMarket stehe laut der Pressemitteilung für Expertise im Bereich Employer Branding, die Implementierung effizienter HR-Workflows sowie die Bereitstellung von Systemintegrationsdiensten (SI) und KI-gesteuerten Lösungen. Durch die neue Zusammenarbeit mit Dropbox könne eMarket nun ein noch innovativeres Tool-Set anbieten, das viele Geschäftsprozesse unterstützt, automatisiert und optimiert.
„Die Partnerschaft mit eMarket ermöglicht es uns, unsere bewährten, sicheren Produkte wie Dropbox Business, DocSend, Dropbox Sign oder Replay mehr Kunden zugänglich zu machen. Dropbox Dash zum Beispiel, das sich in den USA derzeit in der Beta-Phase befindet, wird die Art und Weise verändern, wie Teams Informationen über ihre Arbeitsplattformen hinweg finden und verwalten“, erklärt Selim Heni, Partner Sales Manager bei Dropbox.
Dropbox ist nach eigenen Angaben eine globale Kollaborationsplattform, die die Produktivität von Unternehmen und Einzelpersonen steigert. Dropbox, mit Hauptsitz in San Francisco, hat mittlerweile über 700 Millionen Nutzende in 180 Ländern.
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