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Personalfokus HR- und Payroll-Trends, hohe Jobwechselbereitschaft, mehr Ghosting, Gefahr der Abwanderung und Abbau von Personal

Mit Blick auf die Entwicklungen der vergangenen Jahre stehen HR- und Payroll-Fachkräfte 2025 vor neuen Herausforderungen. Künstliche Intelligenz (KI), Kompetenzentwicklung und Gehaltstransparenz spielen im kommenden Jahr eine zentrale Rolle bei der Gestaltung des Arbeitsumfelds. Diese vier Bereiche werden die HR und Payroll 2025 prägen.
1. Neue Ablagestrukturen für Daten
Viele HR-Abteilungen verlassen sich noch immer auf veraltete Systeme und manuelle Prozesse. Entscheidende Informationen befinden sich oft in Datensilos oder sogar in den Köpfen einzelner Mitarbeitenden. Systeme aus den 1990er-Jahren und manuelle Tabellenkalkulation nehmen in der Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten eine zu zentrale Rolle ein.
In dem Company Payroll Complexity Report (CPCR) geben beispielsweise 51 Prozent der Befragten an, Tabellenkalkulationen für Payroll-Prozesse zu nutzen. 19 Prozent setzen auf manuelle oder papierbasierte Methoden. Dadurch werden ganze Geschäftsprozesse anfällig für kostspielige Fehler.
Der veraltete Ansatz führt zu Ineffizienzen und birgt Compliance-Probleme sowie Herausforderungen bei der Mitarbeiterbindung. Ein Fehler in der Payroll ist nicht zu unterschätzen: Bereits zwei Fehler in der Gehaltsabrechnung veranlassen 49 Prozent der Arbeitnehmenden eine neue Arbeitsstelle zu suchen.
Nur 37 Prozent der Führungskräfte vertrauen auf die Daten und Analysen ihrer HR-Teams. Um das Vertrauen auf Führungsebene zu erhöhen, müssen die Daten besser erhoben und genutzt werden. Moderne, global ausgerichtete Systeme für Personal- und Gehaltsabrechnungen tragen dazu bei, Prozesse zu optimieren und Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Das Zusammenführen der Daten in einer einzigen, zuverlässigen Datenquelle minimiert Fehler, reduziert manuelle Dateneingaben und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Mit 500 bis 1.000 Datenpunkten zu jeder beziehungsweise jedem Mitarbeitenden birgt die Bündelung dieser Informationen ein enormes Potenzial für Analysen. Unternehmen steigern mit einer neuen Datenstruktur also ihre gesamte Performance – besonders wichtig angesichts der vielfältigen Herausforderungen im neuen Jahr.
Viele Unternehmen, die noch in der alten Welt agieren, kämpfen mit manuellen, papierbasierten Prozessen. Einige On-Premise-Systeme stehen kurz vor der Ausmusterung. Gleichzeitig haben manche Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie HR-Funktionen bereits in die Cloud verlagert.
Einige davon sind noch dabei herauszufinden, wie sie das Potenzial dieses Datenökosystems voll ausschöpfen können. Das Jahr 2025 bringt viele entscheidende Entwicklungen mit sich und stellt die Weichen dafür, dass viele Unternehmen ihre Daten mithilfe der Cloud integrierter nutzen.
2. Künstliche Intelligenz nutzen
Eine zentralisierte, verlässliche Datenquelle eröffnet HR- und Payroll-Teams die Möglichkeit, das Potenzial von KI weit über heutige Standards hinaus zu nutzen. Unternehmen, die auf cloudbasierte Lösungen setzen, schaffen optimale Voraussetzungen, um künftige KI-Entwicklungen gewinnbringend einzusetzen. Die Technologie automatisiert repetitive Aufgaben wie Dateneingabe, Lohnabrechnungen und Steuerkonformität – ein doppelter Gewinn: Die Datenqualität steigt, und Mitarbeitende werden im Arbeitsalltag spürbar entlastet.
Laut der Studie Bridging the gap: From good to great in Payroll erkennen bereits über 95 Prozent der Befragten den Wert von KI an. Trotz der Zeitersparnis, besserer Berichte, geringerer Fehlerquoten und schnellerer Anpassung an Veränderungen zögern viele Unternehmen noch, die Technologie in ihre Systeme zu integrieren. Viele Entscheider und Entscheiderinnen sind unsicher bezüglich der Vorteile, der Use Cases und der effektiven Integration von KI in ihr Unternehmen.
Vom Recruiting und Onboarding bis hin zur Verbesserung des Payroll-Managements – KI versetzt HR-Teams in die Lage, bessere Erkenntnisse aus Daten zu ziehen, und ermöglicht somit strategische Entscheidungen. KI-gestützte Analysen decken Wissenslücken im Team und entsprechenden Schulungsbedarf auf. Dadurch wird das Team in seinem Wachstum und seiner Produktivität gestärkt – ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterbindung in einem herausfordernden Arbeitsmarkt.
3. Fokus auf Kompetenzentwicklung
Das hohe Tempo des technologischen Wandels erfordert kontinuierliche Anpassung. HR-Abteilungen müssen 2025 Initiativen zur Weiterbildung und Umschulung priorisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. So bleiben auch langjährige Mitarbeitende auf dem neuesten Stand und leisten weiterhin einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Automatisierung und KI versprechen zwar Effizienz- und Detailgenauigkeit, aber dennoch muss der Mensch weiterhin im Zentrum der Arbeit stehen.
Mit der neuen Generation, die in den Arbeitsmarkt eintritt, tritt die Bedeutung von Fort- und Weiterbildung noch deutlicher hervor. Ein hoher Anteil des Fachpersonals im Bereich der Payroll steht noch etwa 15 Jahre vor der Pensionierung dem Arbeitsmarkt zur Verfügung. Für die Planung der Geschäftskontinuität ist es von entscheidender Bedeutung, dass Wissen weitergegeben wird. Das Know-how in die Cloud zu verlagern, anstatt sich auf einzelne Personen zu verlassen, ist ein entscheidender Schritt, um das gesamte Team für den Erfolg zu rüsten.
Auf dem Weg ins Jahr 2025 erweisen sich Investitionen in Lern- und Entwicklungsplattformen als Schlüssel zur Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Innovation. Im kommenden Jahr ist mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Arbeitswelt zu rechnen. Dementsprechend werden sich die Aufgaben der Teams verändern. Damit sich die Mitarbeitenden in diesem Wandel wohlfühlen, ist es entscheidend, sie bei Weiterbildungen und Umschulungen zu unterstützen.
Investitionen in Lern- und Entwicklungsplattformen sind auch für die Wettbewerbs- und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Die Schulung von HR-Teams in der Datenauswertung ermöglicht die Analyse von Trends in der Belegschaft. Gleichzeitig eröffnen KI-Tools für Rekrutierung, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterengagement neue Vorteile für das Unternehmen und fördern die persönliche Weiterentwicklung von HR- und Payroll-Profis.
4. Gehaltstransparenz und Gleichberechtigung
Auch im kommenden Jahr wird die Transparenz von Vergütungsstrukturen zu einem Eckpfeiler moderner HR-Praktiken. Gesetzgebungen weltweit – wie die EU-Gehaltsrichtlinie zur Lohntransparenz – stärken die Notwendigkeit, Richtlinien einzuhalten und die Vertrauenswürdigkeit der Daten zu gewährleisten.
Darüber hinaus fordern die Mitarbeitenden einen besseren Einblick in Vergütungsstrukturen.
Das veranlasst Unternehmen dazu, transparente und gerechte Vergütungspraktiken einzuführen.
Bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen und der Einhaltung von Vorschriften spielen HR- und Payroll-Fachkräfte eine zentrale Rolle. Zudem sind sie ein wichtiger Faktor, um das Vertrauen innerhalb der Belegschaft zu stärken.
Ausblick auf das Jahr 2025
2025 wird ein spannendes Jahr: Durch die Modernisierung und Globalisierung von Systemen arbeiten Unternehmen effizienter, reduzieren Fehler und sorgen für zukunftssichere Abläufe. Diese Trends helfen HR- und Payroll-Experten, die Komplexität des Arbeitsplatzes von morgen zu bewältigen. Unternehmen gewinnen dadurch wertvolle Einblicke, um ihre Strategien zu optimieren und sich einen klaren Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Die Kombination aus qualifizierten Talenten und integrierten Technologielösungen entwickelt sich zum Schlüssel für den Erfolg in der zukünftigen Arbeitswelt. Mit diesen Innovationen stärken HR-Verantwortliche die Infrastruktur im Unternehmen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – ihre Mitarbeitenden.
Eine verbesserte Datenstruktur, der Einsatz von KI und Automatisierung, kontinuierliche Weiterbildung und die Anpassung an neue Compliance-Anforderungen legen die Basis für ein produktives und erfolgreiches Jahr 2025.
Hohe Jobwechselbereitschaft bleibt ein Risiko für Unternehmen
Auch wenn das neue Jahr eine leicht sinkende Wechselwilligkeit mit sich bringt, dürfen sich Unternehmen nicht darauf ausruhen. Der Wettbewerb um Talente bleibt intensiv. Knapp zwei Drittel wollen im nächsten Jahr ihren Job wechseln. Auch wenn die Wechselbereitschaft im Vergleich zum Vorjahr leicht gesunken ist, bleibt sie trotzdem hoch, wie die Ergebnisse einer jährlichen Umfrage unter 1.300 Teilnehmenden durch die Job-Plattform hokify zeigen.
Warum die jungen Fachkräfte gehen wollen
62 Prozent der Teilnehmenden planen für 2025 einen Jobwechsel. Besonders wechselwillig ist die Altersgruppe der 26- bis 35-Jährigen, bei denen acht von zehn einen neuen Job anstreben, eine enorm hohe Zahl. “Diese Altersgruppe steht an einem entscheidenden Punkt in ihrer Karriere: Sie übernehmen immer mehr Verantwortung und sind gleichzeitig hochmobil auf dem Arbeitsmarkt. Ihre hohe Wechselbereitschaft zeigt, dass sie klare Perspektiven suchen. Wer als Arbeitgeber diese Zielgruppe nicht gezielt anspricht, riskiert, wichtige Schlüsselkräfte an die Konkurrenz zu verlieren”, kommentiert Jutta Perfahl-Strilka, CEO von hokify.
Steigende Unsicherheit trotz Wechselwilligkeit
Trotzdem ist insgesamt ein kontinuierlicher Abwärtstrend zu beobachten: 2023 wollten mehr als 70 Prozent ihren Job wechseln, 2024 noch 66 Prozent. “Die wirtschaftliche Lage mit Teuerungen, Stellenabbau und Unsicherheiten am Arbeitsmarkt beeinflusst viele Entscheidungen, auch wenn es um den eigenen Job geht. Arbeitnehmende werden vorsichtiger und gehen weniger Risiken ein”, erklärt Perfahl-Strilka. Ein Rückgang in der Wechselbereitschaft darf Unternehmen aber nicht in falscher Sicherheit wiegen. Viele Mitarbeitende sind weiterhin bereit, für bessere Arbeitsbedingungen zu wechseln.
Gehalt bleibt Top-Grund für Jobwechsel
Ein höheres Gehalt steht mit 27 Prozent an erster Stelle der Wechselgründe, gefolgt von flexibleren Arbeitszeiten (18 Prozent) und besseren Arbeitsbedingungen (17 Prozent). Für Jüngere spielen auch Karrierechancen eine Rolle: 14 Prozent der Unter-45-Jährigen geben als Hauptfaktor für einen Jobwechsel bessere Aufstiegs- und Karrierechancen an. Auch hier zeigt sich neben dem Wunsch nach guten Arbeitsbedingungen wieder das Bedürfnis der jungen Zielgruppe nach klaren Perspektiven und Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
Do-it-Jobs attraktiv gestalten: Wege für Unternehmen
Für erfolgreiches Personalmanagement trotz wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es entscheidend, attraktive Rahmenbedingungen zu schaffen – gerade in den viel gebrauchten Do-it-Jobs. Faire Bezahlung kann hier durch transparente Lohnstrukturen oder Prämien für kurzfristige Einsätze realisiert werden. Weiterbildungsmöglichkeiten wie digitale Schulungen oder praktische Zertifikatskurse eröffnen Arbeitnehmenden Perspektiven für ihre berufliche Entwicklung und sind konkrete, schnell umsetzbare Maßnahmen.
Auch Anerkennung spielt eine wichtige Rolle, etwa durch betriebliche Benefits wie Verpflegung, Kinderbetreuungsangebote oder moderneren Arbeitsutensilien. "Arbeitgeber dürfen sich nicht auf eine leicht sinkende Wechselbereitschaft verlassen. Auch in wirtschaftlich unsicheren Zeiten bleibt der Wettbewerb um Fachkräfte hart. Attraktive Arbeitsbedingungen sind nicht nur für White-Collar-Jobs entscheidend, sondern gerade für Berufe, in denen Homeoffice und flexible Arbeitszeiten keine Option sind. Hier braucht es alternative Ansätze, die fair, nachhaltig und zukunftsorientiert sind.” betont Perfahl-Strilka abschließend.
HR-Ghosting – Immer mehr Studierende erhalten überhaupt keine Rückmeldung auf ihre Bewerbung
Ghosting hat sich in den letzten Jahren zu einem besorgniserregenden Phänomen entwickelt. Was einst nur in der Dating-Welt bekannt war, scheint auch immer mehr auf den Arbeitsmarkt und Bewerbungsprozesse überzugreifen. Eine aktuelle UniNow-Umfrage unter Studierenden und Absolventen an deutschen Hochschulen zeigt: Bereits mehr als drei Viertel der Studierenden geben an, dass sie nach einer Bewerbung vom Unternehmen geghostet wurden. Sich als Unternehmen nicht zurückzumelden, liegt voll im Trend!
Zunehmender Frust unter den Bewerbenden
Die Umfrageergebnisse verdeutlichen eine wachsende Unzufriedenheit unter Studierenden, die sich auf Einstiegsstellen, Praktika oder Werkstudententätigkeiten bewerben. Während 2023 schon 67 Prozent der Studierenden von diesem Problem betroffen waren, hat sich diese Zahl im Jahr 2024 auf beunruhigende 77 Prozent erhöht.
Ein Trend in die falsche Richtung
Das gehäuft auftretende Ghosting im Bewerbungsprozess ist ein deutliches Warnsignal. Der Anstieg von 10 Prozentpunkten innerhalb eines Jahres zeigt, dass sich das Problem weiter verschärft. Junge Talente fühlen sich ignoriert.
„Unternehmen wollen qualifizierte Fachkräfte anziehen“, erklärt Christian Flesch, Marketingleiter bei der Stellenbörse Jobware. „Schon mit wenig HR-Ghosting kann das Employer Branding ganz schnell massiv beschädigt werden. Investitionen in die Arbeitgebermarke werden ruck-zuck vernichtet.“
Die Folgen für Arbeitgeber: Image und Vertrauen leiden
Für Unternehmen aus dem Konsumgüterbereich ist jeder oder jede Bewerbende schon heute ein Kunde oder eine Kundin. Im B2B-Bereich können Bewerbende morgen auf der Einkaufsseite sitzen. Früher oder später kann sich HR-Ghosting negativ auf das Kaufverhalten und damit den Umsatz auswirken.
Die Studierenden von heute sind händeringend gesuchte Fachkräfte von morgen. Wem einmal die Tür vor der Nase zugeknallt wurde, wird kaum ein zweites Mal anklopfen. Das HR-Ghosting von heute gefährdet die Personalbeschaffung von morgen.
Maßnahmen gegen Ghosting: Kommunizieren
Wer sich bewirbt, erwartet eine Rückmeldung. Und sei es nur eine kurze freundlich gehaltene Absage. Wer schnell, klar und transparent kommuniziert, hat als Arbeitgeber die Nase vorn. Eine zügige Eingangsbestätigung, ein schneller Entscheidungsprozess, eine wohl formulierte Absage, und Bewerbende behalten das Unternehmen in positiver Erinnerung. Und warum nicht ermuntern, sich in der Zukunft wieder zu bewerben?
Studie unter Recruitern: Unternehmen, die die Flexibilität ihrer Mitarbeitenden einschränken, müssen mit Abwanderung rechnen
Personalvermittler berichten von einer Talent-Abwanderung aus Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden weniger Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes bieten. Eine Umfrage unter mehr als 500 internen und externen Personalvermittlern ergab: Es gibt mehr Bewerbungen von Mitarbeitenden, deren Unternehmen eine Präsenz von fünf Tagen pro Woche in einem Büro im Stadtzentrum verlangen.
Zwei Drittel der Unternehmen (67 Prozent) stellten fest, dass mehr Bewerbende nach einer neuen Stelle suchen, nachdem ihr aktueller Arbeitgeber sie aufgefordert hatte, mehr Zeit an einem zentralen Standort zu verbringen.
Die von der International Workplace Group – einem Anbieter flexibler Arbeitslösungen – durchgeführte Studie erfolgt im Kontext der jüngsten Ankündigungen zahlreicher Unternehmen zur “Rückkehr ins Büro”. Gleichzeitig verfolgen andere Unternehmen verstärkt Strategien, die auf flexible, hybride Arbeitsmodelle setzen, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber weiter zu steigern.
Die Studie zeigt die wachsende Bedeutung des hybriden Arbeitens für Unternehmen, die die besten Talente anziehen und binden wollen. Drei Viertel (75 Prozent) der Personalverantwortlichen gaben an, dass Bewerbende Stellenangebote ablehnen, die kein flexibles Arbeiten anbieten. 72 Prozent sagten, dass Unternehmen, die kein hybrides Arbeiten anbieten, auf dem Arbeitsmarkt weniger wettbewerbsfähig werden.
Mark Dixon, CEO und Gründer der International Workplace Group, sagt: „Flexibilität ist für Arbeitnehmer nicht mehr nur ein ‘nice to have’. Viele werden keine neuen Stellen in Betracht ziehen, die lange tägliche Pendelwege erfordern. Sie wollen Zugang zu Arbeitsplätzen, die näher an ihrem Wohnort liegen, in einer Umgebung, die es ihnen ermöglicht, motiviert und produktiv zu bleiben.“
Lange Arbeitswege und mangelnde Flexibilität treiben die Abwanderung voran
Eine gesonderte Umfrage der International Workplace Group unter Angestellten, die derzeit verpflichtet sind, fünf Tage pro Woche in einem Büro im Stadtzentrum zu arbeiten, verdeutlicht die Herausforderungen für die Arbeitgeber. Fast die Hälfte (46 Prozent) der Befragten gab an, aktiv nach einem neuen Job zu suchen, der kein langwieriges tägliches Pendeln erfordert. Zudem sind fast zwei Drittel (63 Prozent) der Meinung, dass ihr Arbeitgeber Gefahr läuft, seine besten Talente zu verlieren.
Die jüngste Studie der International Workplace Group zeigt, dass die hohen Kosten (44 Prozent) und der erhebliche Zeitaufwand (40 Prozent) für das Pendeln die Hauptgründe sind, warum viele Beschäftigte ungern täglich in weit entfernte und überfüllte Büros in den Innenstädten fahren. Weitere häufig genannte Gründe sind die mangelnde Vereinbarkeit von Beruf und Familie (33 Prozent). Zudem gab jeder fünfte Arbeitnehmer (21 Prozent), der fünf Tage pro Woche in einem zentralen Büro arbeitet, an, täglich unter Burnout zu leiden – wobei die langen Arbeitswege zweifellos eine wesentliche Rolle spielen.
Flexible Arbeitsplätze in der Nähe des Wohnorts erweisen sich für viele Arbeitnehmende als attraktive Option. Drei Viertel (77 Prozent) gaben an, dass ein Arbeitsplatz in der Nähe ihres Wohnorts ein Muss für ihren nächsten Jobwechsel ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeitnehmende ein Büro in der Nähe ihres Wohnorts wählen, ist viermal höher als in einem Stadtzentrum.
Nur ein Viertel (25 Prozent) gab an, dass sie an fünf Tagen in der Woche an einem zentralen Ort sein müssen, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, während 55 Prozent sagten, sie würden sich in ihrer Rolle gestärkt fühlen, wenn ihr Arbeitgeber ihnen erlauben würde, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten. Die Arbeitnehmenden sind auch frustriert über das, was sie als mangelndes Vertrauen seitens ihrer Arbeitgeber empfinden.
Jüngste Untersuchungen der IWG unter mehr als 500 Führungskräften ergaben, dass drei Viertel (75 Prozent) der CEOs, die auf das Hybridmodell umgestiegen sind, von einer Produktivitätssteigerung in ihren Unternehmen berichten, während die Untersuchungen von Professor Bloom eine Produktivitätssteigerung von drei bis vier Prozent ergaben.
Kehrtwende für 2025 vorhergesagt
Weitere Untersuchungen des führenden Stanford-Wissenschaftlers Professor Nicholas Bloom ergaben, dass Unternehmen, die eine fünftägige Anwesenheit im Büro vorschreiben, mit einem Anstieg der Kündigungsrate ihrer Mitarbeitenden um 35 Prozent rechnen müssen. Er prognostiziert, dass einige Unternehmen, die starre Richtlinien durchsetzen, wie Amazon, diese Vorschriften bis Mitte 2025 aufgrund steigender Fluktuation wieder zurücknehmen könnten.
Dixon: „Flexibles Arbeiten bietet den Unternehmen Vorteile, die weit über die Mitarbeiterbindung hinausgehen. Das Hybridmodell steigert nachweislich die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und senkt gleichzeitig die Kosten erheblich. Es ist keine Überraschung, dass immer mehr Unternehmen langfristig auf hybrides Arbeiten setzen und ihren Mitarbeitenden das geben, was sie wirklich wollen – die Möglichkeit, sich vom langen täglichen Pendeln zu verabschieden.“
Zusammenfassend verdeutlicht die Studie, dass Unternehmen, die auf flexible und hybride Arbeitsmodelle setzen, nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt sichern. Arbeitgeber, die diesen Wandel ignorieren, riskieren hingegen, ihre besten Talente an flexiblere Konkurrenten zu verlieren.
ifo Institut: Abbau von Personal wird wahrscheinlicher
Die Personalplanung der Unternehmen wird restriktiver. Das ifo Beschäftigungsbarometer sank im Dezember auf 92,4 Punkte, nach 93,3 Punkten im November. „Immer weniger Unternehmen bauen Personal auf“, sagt Klaus Wohlrabe, Leiter der ifo Umfragen. „Dafür steigt der Anteil der Betriebe, die Arbeitsplätze abbauen wollen.“
Insbesondere in der Industrie hinterlässt die wirtschaftliche Krise ihre Spuren bei der Personalplanung. Nahezu alle Branchen ziehen einen Arbeitsplatzabbau in Betracht. Am stärksten betroffen sind die Metallbranche sowie die Autobauer und ihre Zulieferer. Auch der Handel plant eher Stellen zu reduzieren, als sie neu zu besetzen.
Bei den Dienstleistern setzte sich die negative Dynamik der letzten Monate fort. Während im Tourismus eingestellt wird, bauen die Personaldienstleister und das Gastgewerbe eher Stellen ab. Im Baugewerbe zeichnet sich trotz Krise keine größere Entlassungswelle ab: Die Unternehmen versuchen, ihr Personal zu halten.
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