Arbeitsrecht Bürokratieabbau für HR? Wie das BEG IV die Praxis beeinflusst

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV kommen einige Veränderungen auf uns zu. (Bild: picture-alliance / Armin Weigel | Armin Weigel)

Digitalisierung als Entlastungstreiber

Das BEG IV verfolgt das Ziel, Unternehmen durch den Abbau unnötiger Vorschriften und die Förderung digitaler Prozesse von bürokratischem Aufwand zu befreien. Jährlich sollen so rund 944 Millionen Euro eingespart werden. Auch Personalabteilungen könnten davon profitieren: Weniger Pflichtdokumentationen und vereinfachte Meldewege sollen es ermöglichen, sich stärker auf Kernaufgaben wie Talentmanagement und Personalstrategie zu konzentrieren.

Doch die Umsetzung digitaler Prozesse erfordert zunächst eine Anpassung interner Strukturen und Arbeitsabläufe. Kurzfristig kann dies zu einem Mehraufwand führen, bis sich die gewünschten Effizienzsteigerungen einstellen.

Welche Neuerungen bringt das BEG IV?

Mit dem BEG IV werden einige zentrale Veränderungen eingeführt. Dazu zählen zum Beispiel.:

• Digitale Arbeitsverträge: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen können unter bestimmten Voraussetzungen digital abgeschlossen werden. Dies vereinfacht die Verwaltung und beschleunigt die Prozesse.

• Elektronische Arbeitszeugnisse: Arbeitgebende können Arbeitszeugnisse künftig mit Zustimmung der Beschäftigten digital ausstellen und rechtsgültig per QES signieren. Dies kann die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen und den Verwaltungsaufwand weiter reduzieren. 

• Erleichterte Antragsstellung: Elternzeit oder Teilzeit während der Elternzeit können Mitarbeitende nun per E-Mail beantragen. Dies minimiert den administrativen Aufwand und sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten.

Diese Maßnahmen sparen Zeit, tragen zur Minimierung von Fehlerquellen bei und stellen eine verbesserte Datenverfügbarkeit sicher. Damit HR wirklich profitiert, braucht es neben dem Gesetz aber auch die richtigen Werkzeuge, um das BEG IV smart umsetzen zu können. Anhand der Qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird deutlich, wie sich dabei Potenziale und Herausforderungen gegenüberstehen.

Digitale Arbeitszeugnisse mit QES: Effizienz-Booster oder bürokratische Hürde?

Die qualifizierte elektronische Signatur spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung, denn sie ermöglicht es, Arbeitszeugnisse rechtssicher digital zu signieren. Dadurch entfallen Kosten für Druck sowie Versand und die Dokumente können schneller bearbeitet und archiviert werden.

Allerdings gibt es auch Herausforderungen: Zum einen müssen Mitarbeitende der digitalen Signatur auf den Arbeitszeugnissen ausdrücklich zustimmen. Zum anderen kann die QES nicht rückdatiert werden, was bei Arbeitszeugnissen problematisch sein kann. Denn oftmals wird das Zeugnis erst nach dem letzten Arbeitstag fertiggestellt und muss auf diesen Stichtag rückdatiert werden. In solchen Fällen bleibt die händische Unterschrift weiterhin erforderlich. Trotz der Herausforderungen kann die Einführung elektronischer Zeugnisse mit QES eine Entlastung sowie neue Potenziale bringen – die, wie eine Haufe-Studie zeigt, dringend in HR benötigt werden.

HR-Praxis fordert smarte Lösungen

Analysen, wie etwa die Haufe Zeugnis-Studie, zeigen, dass die Zeugniserstellung in vielen Unternehmen immer noch ein langwieriger Prozess ist. Drei Viertel aller Zeugnisse benötigen bis zu zwei Wochen bis zur Fertigstellung, in jedem vierten Unternehmen dauert es sogar einen Monat oder länger. Diese Verzögerungen belasten nicht nur Personalabteilungen, sondern auch die betroffenen Mitarbeitenden. Digitale Lösungen wie die QES können hier Abhilfe schaffen. 

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Smarte Tools als Lösung im Bürokratiedschungel

Doch ohne intelligente Tools wie zum Beispiel den Haufe Zeugnismanager, der den gesamten Zeugnisprozess digital abbilden und so HR entlastet, bleibt der angestrebte Bürokratieabbau durch das BEG IV nur Theorie. Das BEG IV setzt wichtige Impulse, doch die eigentliche Entlastung hängt von der praktischen Umsetzung in den Unternehmen ab. Nur wenn Organisationen in smarte, rechtssichere Tools investieren, können sie langfristig von den neuen gesetzlichen Möglichkeiten wie der QES profitieren.

Digitalisierung smart vorantreiben

Die Digitalisierung muss so gestaltet werden, dass sie den Alltag tatsächlich erleichtert – mit einfachen, sicheren und effizienten Lösungen. Nur wenn Gesetzgebung, digitale Lösungen und Praxis nahtlos ineinandergreifen, kann HR ihr strategisches Potenzial ausschöpfen und die Arbeitswelt von morgen aktiv prägen.